Sammlung ==> #03 "Dr. SVERWEIS"
"Dr. SVERWEIS":
Eine in Excel immer wieder verwendete Funktion ist der sogenannte SVERWEIS. Diese Funktion gehört in die Gruppe der sogenannten Matrixfunktionen. "Matrix" bedeutet in diesem Zusammenhang eigentlich "Tabelle". In einer mit Werten versehenen Tabelle wird im SVERWEIS ein festgelegter Wert gesucht. Die Lösung dieser Suche wird dabei durch ein Suchkriterium bestimmt. Ist der festgelegte Wert gefunden, dann liefert der SVERWEIS aus der betreffenden Zeile des gefundenen Wertes einen Ausgabewert, der in der Regel in einer benachbarten Spalte liegt.
Die Nutzungsmöglichkeiten der Funktion SVERWEIS sind vielfältig. Nicht nur dem Excel-Einsteiger passieren beim SVERWEIS immer wieder kleine Fehler, die die Funktionalität blockieren. Im folgenden ist eine Sammlung von möglichen Fehlern aufgeführt, die immer wieder bei der SVERWEIS-Verwendung auftreten können. Zudem sei hier nochmals das (Ihnen vielleicht noch völlig unbekannte) vierte Argument im SVERWEIS dargestellt.
Ausgangspunkt sei folgende Übungs-Tabelle:
- Eingabezellen sind B8 und D8. Ausgabezellen sind B9, B10, B11 und B12. Alle Ausgabezellen sind mit einem SVERWEIS bestückt. Die Lösung? Später! Denn zunächst sollen folgende Problempunkte eine Reihe von möglichen Fehlern und möglichen Schwierigkeiten widerspiegeln:
- Die Entscheidung der Frage: Wo muss überhaupt eine Formel rein? Wenn man sich den Zusammenhang in der Tabelle genau ansieht, werden die Ausgabezellen in einem ersten Schritt gesehen. MERKE: Jede Ausgabezelle ist eine Formelzelle! Beim SVERWEIS sind alle Zellen ausserhalb des Datenlistenbereichs (A1:D5) Ausgabezellen, wenn deren ausgewiesener Wert/Wort auch in der Datenliste ab der 2. Spalte aufwärts steht. Zum Beispiel steht Maus (B9) auch in der Datenliste ab der 2. Spalte aufwärts, nämlich in der Spalte B (B3); somit ist B9 eine Ausgabezelle (=SVERWEIS-Eintrag). Die Art.-Nr. 1020 (B8) steht zwar auch in der Datenliste, aber nicht ab der 2. Spalte aufwärts, sondern in der ersten Spalte (Spalte A, Zelle A2); somit ist die B8 keine(!) Ausgabezelle.
- Das Erkennen der Eingabezelle sowie damit verbunden die Frage: Welche
Eingabezelle ist der Suchwert der SVERWEIS-Funktion? MERKE: Eine Eingabezelle
bildet dann den Suchwert, wenn deren ausgewiesener Wert/Wort auch in
der Datenliste in der 1. Spalte steht. Zum Beispiel steht 1020 (B8)
auch in der Datenliste in der 1. Spalte (A2); somit ist die Eingabezelle
B8 der Suchwert im SVERWEIS. Dagegen findet sich der Eintrag aus der
Zelle D8 nicht in der ersten Spalte der Datenliste; D8 ist zwar Eingabezelle
aber kann nicht (!) Suchwert sein.
- Häufiger Fehler bei Excel-Anfängern ist der Eintrag in z.
B. Zelle B9: =SVERWEIS(B3;A2:D5;2). Es wird hier nicht sachgemäß
geprüft, welche Zelle der Suchwert in der Formel ist.
- Der SVERWEIS führt nicht immer alleine zum Ergebnis. So muß
z.B. in Zelle B11 der über SVERWEIS eingespielte Preis noch mit
der Mengeneingabezelle multipliziert werden.
Die richtigen Einträge im Beispiel sind:
B9: =SVERWEIS(B8;A2:D5;2)
B10: =SVERWEIS(B8;A2:D5;3)
B11: =SVERWEIS(B8;A2:D5;4)*D8
Wenn man die Tabelle in dieser Form eingibt, wird man mit dem Ergebnis aufgrund der automatischen Artikeldaten in Abhängigkeit der Art.-Nr.-Eingabe zufrieden sein. Diese Art.-Nr.-Eingabe kann in der Arbeitspraxis aber mit einem Fehler geschehen. Schreibt man z. B. durch Vertippen die Nr. 1029 in die Eingabe, so erscheint lt. o. g. Formeln ebenso die Bezeichnung Maus. Dennoch ist dies nicht korrekt, da die Artikelnummer 1029 nicht vergeben ist. Um einen derartigen Fehler zu vermeiden (die 1029 könnte später in einer Abfrage die Anzahl der 1030er Artikel reduzieren) läßt sich der SVERWEIS um ein viertes Argument erweitern. Am Beispiel der Zelle B9: =SVERWEIS(B8;A2:D5;2;FALSCH). Durch diesen Eintrag wird nur eine Art.-Nr. in B8 angenommen, die auch lt. Datenliste existiert. Bei einem Eintrag 1029 würde somit die gewollte Fehlermeldung #NV (=nicht verfügbar) in der Ausgabezelle B9 erscheinen.
Bei Problemen und Rückfragen steht Ihnen der Autor gerne zur Verfügung.