Sammlung ==> #06 Trennzeichen-Bearbeitung

Trennzeichen-Bearbeitung:

Nach einem Datenimport in Excel müssen in häufigen Fällen die Feldtrennzeichen bearbeitet werden. Im folgenden soll dies für 2 mögliche Bearbeitungen dargestellt werden. Ausgangspunkt ist dabei der Import von Personal-Namen, bei der die Nachnamen-Vornamen-Trennung durch das Fremdsystem mit Kommata exportiert wurden, jedoch ohne Leerzeichen. Ein erster möglicher Anspruch kann sein, dass nach dem Komma jeweils ein Leerzeichen gesetzt werden soll - Bearbeitungs-Variante 1. Hierbei verbleiben die Nach- und Vornamen weiterhin in einer Zelle. Eine zweite Möglichkeit ist die Eliminierung des Kommas und die Verteilung von Nach- und Vornamen auf 2 Zellen/Spalten - Bearbeitungs-Variante 2.

Bearbeitungs-Variante 1: Leerzeichen nach Komma

Die Umsetzung erfolgt mittels der Excelfunktionen SUCHEN und ERSETZEN. Die Zelle 'Meier,Thomas' sei die Zelle A1. Die Funktion =SUCHEN(",";A1) würde 5 auswerfen, also die Stellenposition des Kommazeichens. In die Funktion ERSETZEN wird diee Funktion so eingebaut, dass das gefundene Kommazeichen ',' durch Komma und Leerzeichen ', ' automatisch ersetzt wird. Der Funktionseintrag in Zelle B1 lautet damit:

=ERSETZEN(A1;SUCHEN(",";A1);1;", ").

Bearbeitungs-Variante 2: Verteilung auf Spalten

Spalte A enthält die importierten Personal-Namen aus dem Fremdsystem. Diese wurden auf die Spalten B und C wie folgt verteilt: Spalte Import-Datensätze wird markiert. Dann auf Menu DATEN | TEXT IN SPALTEN. Es öffnet sich der Dialog 'Text-Assistent'. In den folgenden 3 Schritten ist einzustellen:

- Schritt 1: Getrennt (Ursprünglicher Datentyp)
- Schritt 2: Komma (Trennzeichen), sonstige Einstellungen unverändert belassen
- Schritt 3: Standard (Datenformat der Spalten), sonstige Einstellungen unverändert belassen

Nach Fertigstellung des Dialoges werden die Namen entsprechend auf Spalten verteilt. Dabei wird die Import-Spalte überschrieben. Deswegen empfiehlt es sich zuvor entweder eine Sicherungskopie der Tabelle anzufertigen oder die Import-Spalte eine Spalte nach rechts kopieren.

Sollten Rückfragen bestehen, steht der Autor Ihnen gerne zur Verfügung.